Biuro rachunkowe – co należy wziąć pod uwagę?

Dobre biuro rachunkowe to najlepsze co może spotkać przedsiębiorcę. Najlepiej wybrać ją od razu po założeniu własnej działalności, dzięki temu unikniemy wielu stresów a być może i problemów. Tylko jak wybrać biuro rachunkowe? Jakie kryteria wziąć pod uwagę?

Biuro rachunkowe: Kwalifikacje

Do 2014 roku zarobkowe prowadzenie ksiąg rachunkowych było wpisane na listę zawodów regulowanych. Znaczyło to tyle, że osoba, która chciała zajmować się księgowością, musiała zdać specjalny egzamin i uzyskać Licencję Ministra Finansów. Obecnie biuro księgowe może otworzyć każdy, nawet bez wykształcenia kierunkowego. Dlatego też przed zawarciem współpracy z biurem księgowym warto sprawdzić kwalifikację jego pracowników. Dobra księgowa powinna posiadać:

• Licencję Ministra Finansów – obecnie już nie wydawane, ale księgowi z dłuższym stażem powinni je posiadać. Jest to jeden z dokumentów potwierdzających zdobycie odpowiednich kwalifikacji.
• Certyfikat Centrum Informacji Księgowej – Centrum Informacji Księgowej to organizacja, która zajmuje się kwalifikacją biur księgowych, przeprowadza egzaminy dla księgowych i certyfikuje ich działalność. Listę biur objętych certyfikatami można znaleźć na ich stronie internetowej.
• Potwierdzenie szkoleń i kursów księgowych – księgowość to dziedzina, która zmienia się bardzo często. Dba o swoich klientów, często się doszkala i aktualizuje swoją wiedzę.

Ubezpieczenie OC na działalność biura rachunkowego

Wiele działalności objętych jest obowiązkowym ubezpieczeniem OC. Ubezpieczenie to obejmuje swoim zakresem wszystkie błędy biura rachunkowego, które naraziły Cię na straty. Dlatego też im wyższa kwota i im szerszy zakres ubezpieczenia, tym lepiej. Przed podjęciem współpracy należy zatem zapytać o to, co takie ubezpieczenie obejmuje, na przykład ubezpieczenie kadr i płac przyda się, gdy zatrudniasz pracowników. Ważna jest także wysokość ubezpieczenia. Im wyższa kwota, tym pewniejszy możesz być, że na pewno pokryje powstałe w wyniku błędu zobowiązanie.

Biuro rachunkowe: Zakres oferowanych usług i specjalizacja branżowa

Wiele osób myśli, że każde biuro księgowe jest takie same. To nie prawda. Każdy księgowy specjalizuje się w innym zakresie, a nawet w innej branży. Duże biura rachunkowe, które mają dużo pracowników, bez problemu poradzą sobie z każdym zagadnieniem. Jednak mniejsze biura wolą wyspecjalizować się w konkretnej branży. Jedni wolą obsługiwać duże firmy transportowe, inni wręcz przeciwnie – wolą skupić się na obsłudze jednoosobowych działalności gospodarczych. Tak samo jest z zakresem oferowanych usług. Niektóre, zwłaszcza mniejsze biura, mogą oferować tylko podstawowy zakres – wyliczanie podatków i przesyłanie deklaracji do urzędów. Dlatego też dopytaj dokładnie, co wchodzi w zakres opieki biura. W ten sposób będziesz mieć pewność, że biuro nie tylko wyliczy podatki, ale także zadba o obsługę kadr i płac (jeśli zatrudniasz pracowników), opracuje raporty z działalności, a także poprowadzi twoje sprawy przed wszystkimi możliwymi urzędami. Niektóre biura w ramach swoich usług nie tylko poprowadzą księgowość, ale także doradztwo podatkowe. Jeśli jesteś vatowcem również powinieneś wybrać firmę księgową, która będzie wiedziała jak rozliczać podatek VAT.

Biuro rachunkowe: System pracy

Dla niektórych może wydawać się to zbędne, ale organizacja i system pracy biura rachunkowego może nam ułatwiać lub utrudniać współpracę. Przed podjęciem decyzji należałoby doprecyzować, na jakich warunkach ta współpraca będzie przebiegać. W jakich godzinach możemy liczyć na pomoc? Jeśli biuro księgowe działa tylko w godzinach 8 – 16 możesz mieć problem na przykład z podpisaniem dokumentów, zwłaszcza jeśli sam pracujesz w takich godzinach. Warto też wiedzieć, czy na przykład po godzinach urzędowania możemy liczyć na dodatkowe wsparcie telefoniczne w przypadku kryzysowej sytuacji, która nie może poczekać do następnego dnia.

Opinia innych

Szukając biura rachunkowego, warto zapoznać się także z opinią, klientów. Obecnie nie trzeba prosić konkretnie o referencje od poprzednich i obecnych klientów, wystarczy znaleźć profil biura na Facebooku lub w Google i sprawdzić jaką ocenę wystawiają im klienci. W internecie można znaleźć również wiele rankingów biur rachunkowych. W ten sposób będziemy mieć możliwość zweryfikowania biura i jego obietnic.

Biuro rachunkowe: Stosunek ceny do jakości

Ostatnim kryterium, które należy brać pod uwagę, jest cena usługi. Niska cena często nie idzie w parze z jakością. Warto także zwrócić uwagę, czy oprócz ceny, którą będziemy płacić za obsługę rachunkową, nie zostaną doliczone dodatkowe koszty. Zdarza się bowiem tak, że oferta prowadzenia księgowości za 100 zł ma ograniczenia na przykład do 20 faktur miesięcznie, a za każdą kolejną trzeba dopłacać. Warto też sprawdzić czy nasz bank nie dorzuca w gratisie do konta bankowego usługi księgowej – może to być najlepsze rozwiązanie.