Pierwszy pracownik w firmie to wielkie wydarzenie. Sprawdź co musisz załatwić zanim go zatrudnisz!
Fot. Pixabay.com

Pierwszy pracownik w każdej firmie to wielkie wydarzenie. Sprawdź jednak o czym musisz pamiętać podczas przyjmowania go do pracy oraz podczas rekrutacji pracownika.

Podpisanie umowy to jedna z najważniejszych czynności przy zatrudnianiu pracownika.
Fot. Pixabay.com

Pierwszy pracownik – umowa

Na jaką umowę się zdecydować? To zależy. Są bowiem różne formy zatrudnienia: umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło lub kontrakt B2B. Każda z nich ma swój zakres. Dlatego też trzeba dokładnie sprawdzić jaki zakres będzie obejmowała współpraca z pracownikiem. W większości przypadków jednak zatrudnia się pracownika na umowę o pracę. Zanim jednak to nastąpi, pracodawca musi spełnić kilka obowiązków.

Pierwszy pracownik: skierowanie na badania lekarskie.

To w obowiązku pracodawcy leży wysłanie przyszłego pracownika na badanie do lekarza medycyny pracy. Dlatego też musisz znaleźć placówkę medyczną, która prowadzi usługi w zakresie medycyny pracy i nawiązać z nimi współpracę. Jeśli zamierzasz zatrudnić tylko jedną osobę lepiej wykupić jednorazowy pakiet badań. Jeśli firma będzie się rozrastać warto podpisać umowę o współpracy. Przyszłemu pracownikowi przekazujesz wtedy skierowanie na badania lekarskie do danej placówki, w którym określasz dokładnie, w jakim charakterze będzie zatrudniona dana osoba. Na tej podstawie lekarz wydaje orzeczenie o braku przeciwwskazań do wykonywania danej pracy. Z takim orzeczeniem bez problemu możesz zatrudnić pracownika. Orzeczenie takie może zawierać również pewne ograniczenia, zwłaszcza jeśli zatrudniasz osobę z niepełnosprawnością. Wtedy musisz takiej osobie zapewnić odpowiednie warunki. Na przykład dłuższą przerwę.

Szkolenie BHP, czyli pierwszy dzień w pracy

Po uzyskaniu orzeczenia od lekarza medycyny pracy ustalasz z pracownikiem, od kiedy zaczyna pracę. Pierwszego dnia pracy powinieneś swojego pracownika wdrożyć w życie firmy. Twoim obowiązkiem jest zorganizowanie szkolenia BHP, odpowiedniego do stanowiska, na którym będzie zatrudniona dana osoba. Możesz przeszkolić ją sam lub zlecić to firmie, która zajmuje się szkoleniami BHP. Również pierwszego dnia podpisujesz z nowym pracownikiem umowę. Ważne jest, aby zawierała ona wszystkie ustalenia, takie jak: rodzaj pracy wraz z wymienieniem zakresu obowiązków, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy. Także w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia pracy przez pracownika musisz go poinformować o: obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Pierwszy pracownik: ZUS, podatki i inne koszty

Zatrudnienie pracownika wiąże się także z obowiązkami pracodawcy wobec różnych urzędów. W ciągu 7 dni od podpisania umowy fakt ten musi być zgłoszony do ZUS-u, na druku ZUS ZUA lub w przypadku gdy pracownik zgłasza do ubezpieczenia członka rodziny na druku ZUS ZCNA. Od tego momentu co miesiąc musisz składać odpowiednie raporty miesięczne i opłacać składki na ubezpieczenie. Dlatego warto rozszerzyć współpracę z biurem księgowym o kadry i płace – wtedy to księgowa będzie nad wszystkim czuwać. Również nad podatkami, bo na pracodawcy spoczywa również do wpłacania do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Pracodawca musi również do 31 stycznia każdego roku złożyć do odpowiedniego urzędu skarbowego PIT-4R odnośnie pobranych zaliczek na podatek dochodowy. A także do końca lutego sporządzić PIT-11 w trzech egzemplarzach i jeden z nich przekazać pracownikowi, jeden do urzędu skarbowego i jeden pozostawić w aktach osobowych pracownika.

Każdy pracownik musi mieć założoną teczkę osobową. To tam gromadzi się dokumenty przebiegu zatrudnienia i przechowuje przez 50 lat.
Fot. Pixabay.com

Akta osobowe pracowników

Na barkach pracodawcy spoczywa również obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika, w których gromadzi się dokumenty:

  • zebrane podczas rekrutacji (między innymi: kwestionariusz osobowy, kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje, orzeczenie lekarskie),
  • przebiegu zatrudnienia (między innymi: umowę o pracę, zaświadczenie o przebyciu szkolenia BHP i jego okresowym odnawianiu, okresowe badania lekarskie, dokumenty potwierdzające podnoszenie kwalifikacji, pisma dotyczące urlopów),
  • związane z ustaniem zatrudnienia (takie jak: oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, kopię świadectwa pracy, umowę o zakazie konkurencji).

2 KOMENTARZE

  1. […] Umowa o pracę musi być zawarta w formie pisemnej z zachowaniem określonych elementów. Powinna zawierać: strony umowy – określenie danych pracodawcy i pracownika, nazwę stanowiska, zakres obowiązków, miejsce i czas pracy, termin zawarcia umowy, określenie długości stosunku pracy (umowa na zastępstwo, umowa na czas określony, umowa na czas nieokreślony). Umowa zlecenie może być zawarta w dowolnej formie, również ustnej. Jednak musi zawierać podstawowe elementy: strony umowy, datę rozpoczęcia umowy, warunki wygaśnięcia umowy, przedmiot zlecenia (określony dokładnie zakres zlecenia), wynagrodzenie za wykonane zlecenie. Umowę o dzieło zawiera się w dowolnej formie. Posiada ona także takie same elementy jak umowa zlecenie, z tym że zamiast określonego zakresu zlecenia określa się rezultat, jaki musi osiągnąć pracownik. […]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here