Metoda Kanban – japoński sposób na wydajność

Metoda Kanban pochodzi z Japonii. Opracowano ją w latach pięćdziesiątych jako jedną z metod sterowania produkcją. Z biegiem czasu została ona wcielona jako jedna z efektywniejszych metod zarządzania pracą całych zespołów.

Produktywność zespołu

Produktywność, czyli wydajność zespołu zależy od bardzo wielu czynników. Na niektóre z nich mamy wręcz zerowy wpływ. Jednak bardzo dużą część czynników możemy zoptymalizować, wprowadzając odpowiednie narzędzia. Jakie trudności można napotkać, pracując w zespołach? Do najczęstszych należą: bałagan, opóźnienia, zakłócona komunikacja, bezczynność, podwójnie wykonywana praca czy brak priorytetyzacji zadań. Można to rozwiązać teoretycznie poprzez spotkania pracownicze, na których zostaną rozdzielone zadania, każdy przedstawi też czym i na jakim etapie się teraz zajmuje, jednak jest to też strata czasu i energii! Pracownicy muszą przerwać swoje obowiązki, wszyscy muszą się zebrać w jednym miejscu itd. Jest to jakieś rozwiązanie, ale równie dobrze można usprawnić i to! Jak? Wdrażając właśnie metodę Kanban!

Czym jest metoda Kanban?

Najprościej mówiąc, metoda ta opiera się na tabelce z trzema kolumnami: do zrobienia, w trakcie i zrobione. Początkowo używano do tego zwykłej tablicy i karteczek sticky notes. W jaki sposób rozwiązuje to problemy z produktywnością? Po wprowadzeniu Kanban do pracy swojego zespołu likwidujesz bałagan – od teraz każdy dokładnie wie, które zadanie, w jakim jest etapie i co się z nim dzieje. Wzrasta nam także poziom przejrzystości komunikacji – doskonale wiemy kto i za co jest odpowiedzialny. Pracownicy nie czekają na przydzielanie zadań przez przełożonego, bez problemu od razu widzą nowe zadania do wykonania, dlatego też nie będzie sytuacji, w której dwie osoby robią to samo. Możliwość priorytetyzacji zadań daje nam też pewność, że w pierwszej kolejności zajmiemy się tym, co najważniejsze!

Metoda Kanban jako alternatywna ścieżka do sprawności przedsiębiorstwa

Metoda Kanban pomaga ci stopniowo ulepszać dostarczanie twoich produktów i usług. Czyni to, pomagając wyeliminować wąskie gardła w systemie, poprawić przepływ i skrócić czas cyklu. Pomaga w ciągłym dostarczaniu i szybszym uzyskiwaniu informacji zwrotnych, aby wprowadzać zmiany, które mogą być potrzebne twojemu klientowi. Pomaga Ci być bardziej responsywnym. Ogólnie rzecz biorąc, Kanban obsługuje wszystkie zasady Manifestu Agile i pomaga dostarczać produkty i usługi, których rynek faktycznie potrzebuje. Niezależnie od tego, czy obecnie korzystasz ze Scruma i innych technik lub metodologii zwinnych, Kanban pomaga usprawnić procesy w celu zwiększenia wydajności zespołów i organizacji.

Pozytywna strona Kanbana

W dzisiejszych czasach wiele organizacji przyjmuje metodę Kanban, aby stać się bardziej zwinnymi i uporządkować chaotyczne procesy pracy. Mówiąc najprościej, system Kanban pomaga wykonać więcej pracy. Ale zagłębmy się nieco głębiej i zobaczmy prawdziwe korzyści płynące z używania Kanbana.

Wszyscy są na tej samej stronie

Podstawową ideą Kanbana jest wizualizacja każdej pracy na tablicy. W ten sposób tablica Kanban zamienia się w centralne centrum informacyjne. Wszystkie zadania są widoczne i nigdy się nie gubią, co zapewnia przejrzystość całego procesu pracy. Każdy członek zespołu może mieć szybką aktualizację statusu każdego projektu lub zadania.

Kanban ujawnia wąskie gardła w twoim przepływie pracy

Gdy zbudujesz tablicę Kanban (lub skorzystasz z tablic kanban online) i wypełnisz ją kartami, zobaczysz, że niektóre kolumny będą przepełnione zadaniami. Pomoże Ci to dostrzec wąskie gardła w przepływie pracy i odpowiednio je rozwiązać. Na przykład możesz zorientować się, jak duże powinny być zadania, aby twój zespół mógł szybko je wykonać.

Metoda Kanban zapewnia elastyczność

Jeśli przyjrzysz się podstawowym zasadom Kanban, szybko zrozumiesz, że każdy zespół może go używać w twojej organizacji, od działu badawczo-rozwojowego po HR. Głównym powodem jest to, że Kanban szanuje obecny stan twojej organizacji i nie wymaga rewolucyjnych zmian. Wręcz przeciwnie, sugeruje, że powinieneś dążyć do stopniowych, ewolucyjnych zmian i ciągłego doskonalenia.

Twój zespół szybciej reaguje

Tablica Kanban została stworzony, aby zaspokoić rzeczywiste zapotrzebowanie klientów na czas, zamiast wypychać towary na rynek. Dzisiaj, w pracy opartej na wiedzy, Kanban ułatwia reagowanie na ciągle zmieniające się wymagania klientów. Pozwala zespołom być bardziej zwinnymi, dostosowywać się do zmieniających się priorytetów, reorganizować lub szybko przełączać fokus. Koncentrujesz się na wykańczaniu pracy, aby zwiększyć współpracę i produktywność. Jedną z głównych zalet Kanbana jest to, że wymaga od zespołów skupienia się na swoich bieżących zadaniach, dopóki nie zostaną wykonane. Jest to możliwe dzięki koncepcji ograniczenia prac w toku.