Akta osobowe – jak prawidłowo prowadzić kartotekę pracowniczą?

Prowadzenie akt osobowych jest jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy, wynikających z przepisów prawa pracy. Dobrze zarządzana dokumentacja kadrowa zapewnia nie tylko zgodność z przepisami, ale także ułatwia codzienne zarządzanie kadrami i kontrolowanie obowiązków wynikających z zatrudnienia pracownika. W tym artykule omówimy, jak prawidłowo prowadzić kartotekę pracowniczą, jakie są kluczowe zasady dotyczące przechowywania dokumentów oraz na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć błędów. Pokażemy też najlepsze szkolenia z teczki osobowej pracownika, które warto zrobić.

Struktura akt osobowych

Akta osobowe są podzielone na trzy główne części, a od niedawna mogą być również uzupełnione o część D:

• Część A – zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak CV, listy motywacyjne, kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie, zaświadczenia o ukończeniu szkoleń wymaganych na danym stanowisku itp.

• Część B – obejmuje dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. W tej części znajdują się umowy o pracę, aneksy do umów, dokumenty związane z awansami, zmiany wynagrodzenia, kary porządkowe (jeśli są nałożone), świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia oraz wszelkie inne dokumenty związane z bieżącą relacją pracodawca-pracownik.

• Część C – zawiera dokumentację związaną z zakończeniem stosunku pracy, w tym wypowiedzenia, porozumienia o rozwiązaniu umowy, świadectwo pracy wydane pracownikowi, a także inne dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

• Część D (opcjonalna) – dotyczy dokumentacji związanej z karami porządkowymi nałożonymi na pracownika. Jeżeli takie dokumenty istnieją, muszą być przechowywane oddzielnie w tej części.

Jakie zasady obowiązują przy prowadzeniu akt osobowych?

Prowadzenie akt osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w Kodeksie pracy oraz przepisach szczególnych dotyczących ochrony danych osobowych. Poniżej przedstawiamy kluczowe zasady, które warto przestrzegać:

1. Chronologia dokumentów
   Dokumenty w aktach osobowych powinny być przechowywane w porządku chronologicznym, co ułatwia ich odnalezienie i zapewnia przejrzystość dokumentacji.

2. Minimalizacja danych
   Zasada minimalizacji danych osobowych oznacza, że w aktach osobowych powinny znaleźć się jedynie te dokumenty i informacje, które są niezbędne do realizacji obowiązków pracodawcy. Nie można przechowywać informacji wykraczających poza zakres wymagany przez przepisy.

3. Bezpieczeństwo danych
   Akta osobowe muszą być przechowywane w sposób bezpieczny, uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym. Mogą być przechowywane w formie papierowej (w zamkniętych szafach, zabezpieczonych przed nieuprawnionym dostępem) lub w formie elektronicznej, z zapewnieniem odpowiednich środków zabezpieczenia.

4. Regularna aktualizacja
   Pracodawca ma obowiązek regularnie aktualizować dokumentację pracowniczą. W przypadku zmiany warunków zatrudnienia, takich jak awans, zmiana wynagrodzenia czy zmiana stanowiska, odpowiednie dokumenty muszą być wprowadzone do akt.

Czego unikać przy prowadzeniu akt osobowych?

Przy prowadzeniu akt osobowych należy unikać kilku podstawowych błędów, które mogą skutkować naruszeniem przepisów prawa:

• Nadmierne zbieranie danych – nie można przechowywać danych i dokumentów, które nie są wymagane przepisami prawa.

• Brak systematyki – nieuporządkowana dokumentacja utrudnia znalezienie potrzebnych dokumentów i może być uznana za niedopuszczalne podczas kontroli.

• Nieodpowiednie przechowywanie danych – naruszenie zasad ochrony danych osobowych może skutkować sankcjami finansowymi i odpowiedzialnością pracodawcy.

Jak przechowywać dokumentację elektroniczną?

Od 2019 roku akta osobowe mogą być prowadzone w formie elektronicznej, co wiąże się z koniecznością wdrożenia odpowiednich systemów informatycznych. Elektroniczne prowadzenie dokumentacji wymaga zapewnienia pełnej poufności, integralności i dostępności danych. Dokumenty muszą być opatrzone podpisem elektronicznym lub innymi środkami identyfikacji, które umożliwiają jednoznaczne określenie ich źródła.

Korzyści z prawidłowego prowadzenia akt osobowych

Prawidłowo prowadzona dokumentacja kadrowa przynosi wiele korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Ułatwia organizację pracy, umożliwia szybki dostęp do niezbędnych informacji oraz chroni interesy pracodawcy w razie sporu z pracownikiem lub kontroli ze strony uprawnionych organów. Dobra dokumentacja to także przejrzystość w relacjach pracodawca-pracownik oraz pewność, że wszystkie przepisy prawa pracy są przestrzegane.

Bądź na bieżąco z dokumentacją pracowniczą

Prowadzenie akt osobowych to zadanie wymagające precyzji i znajomości aktualnych przepisów. Aby być na bieżąco z dokumentacją pracowniczą i skutecznie zarządzać aktami osobowymi, warto skorzystać ze szkoleń z dokumentacji pracowniczej organizowanych przez Centrum Verte. Dzięki nim uzyskasz praktyczne wskazówki i wiedzę, która pomoże w prowadzeniu dokumentacji zgodnej z przepisami i wymogami prawa pracy.

Podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracowników to kluczowy element zarządzania kadrami. Pracodawcy muszą pamiętać, że dokumentacja musi być prowadzona w sposób przejrzysty, zgodny z obowiązującymi przepisami, i zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych. Warto również pamiętać o systematycznej aktualizacji dokumentacji oraz przestrzeganiu zasad ochrony danych osobowych, aby zapewnić bezpieczeństwo i zgodność z prawem. Chcesz mieć pełną wiedzą? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych.